Warum E-Mail-Archivierung? Eine Übersicht für Entscheider. Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen Jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden (§147 AO, § 257 HGB). Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge. Diese Anforderungen können in der Praxis nur durch den Einsatz einer E-Mail- Archivierungslösung zuverlässig erfüllt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden. Die E-Mail als Beweis nutzen Im Rahmen von gerichtlichen Auseinandersetzungen kann die E-Mail durchaus als Beweis gewürdigt werden. Durch die vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung aller E-Mails schaffen Sie für Ihr Unternehmen auch in solchen Fällen eine optimale Ausgangsposition. Steigerung der Produktivität Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens sind in Form von E-Mails gespeichert. Der effiziente Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor und Wettbewerbsvorteil. Durch E-Mail-Archivierung können Sie die Ressource "EMail" für Ihr Unternehmen optimal und vor allem langfristig nutzbar machen. Schutz vor Datenverlusten Wichtige E-Mails können durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Oft löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen ihr gesamtes E-Mail-Postfach. Eine EMail-Archivierungslösung kann so konfiguriert werden, dass alle E-Mails noch vor der Zustellung an die Anwender archiviert werden können. Reduzierung von IT-Kosten Die Aufrüstung und Wartung überlasteter E-Mail-Server, komplizierte Datensicherungen, zeitaufwändige Wiederherstellungsvorgänge und lange Ausfallzeiten im Schadensfall kosten kontinuierlich Zeit und Geld. Durch EMail- Archivierung können eine Vielzahl von E-Mail-bezogenen IT-Problemen gelöst und IT-Prozesse deutlich vereinfacht werden. Durch die so eingesparten Kosten amortisiert sich die E-Mail- Archivierungslösung in der Regel schon nach kurzer Zeit. Unabhängigkeit und Sicherheit In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht auf lokalen E-Mail-Servern unter eigener Kontrolle, sondern auf den Servern externer Unternehmen im Internet gespeichert. Dies setzt ein enormes Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit dieser Unternehmen voraus. Durch die unternehmensinterne Archivierung dieser extern verwalteten Daten ergänzen Sie Ihr Vertrauen durch eine einfache und wirksame Sicherungsmaßnahme. O² flex 100